Cobrança. Faturas em Lote

       Disclaimer

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Fundo

O laboratório emite notas fiscais por Lote e a funcionalidade aqui especificada não deve ser confundida com Faturamento por Amostras individuais, recurso do Bika 2, que posteriormente pode herdar a funcionalidade de Fatura em Lote

Instalação

Para usufruir desta funcionalidade, deverá instalar o add-on Senaite Batch Invoices patrocinado pela Geoangol e desenvolvido pela Bika Lab Systems

Caso de Uso

Nesse caso, os Clientes devem pagar pelo processamento da amostra e pela análise antes de sua realização 

A Nota Fiscal pode ser compilada assim que todas as informações do Lote e de suas Amostras e Análises solicitadas forem capturadas. É então encaminhado para a contabilidade do laboratório, opcionalmente também diretamente para o Cliente

Faturamento de Amostras somente após publicação pode ser habilitado e não será possível faturar lotes antes de todas as suas amostras serem publicadas

Neste caso, o laboratório fatura para um único Lote ou grupo de Lotes. A fatura totaliza todos os perfis de análise e serviços de análise nos lotes por linha da fatura

Se o número de testes nas amostras de um lote mudar, uma segunda fatura pode ser emitida e todos eles são listados no Lote

No futuro

Outros tipos de fluxo de trabalho e layouts serão adicionados conforme o patrocínio pode ser obtido

Neste caso de uso, uma etapa extra do fluxo de trabalho, digamos To be Paid é necessária, mas, por enquanto, os laboratórios contornam isso registrando as Amostras como  Vencidas e apenas as promovem a  Recebidas  quando são pagas e o teste pode começar

Faturamento de Amostras individuais em vez de por Lote - a base está estabelecida agora

Itens de configuração

O endereço de e-mail de cobrança do cliente é usado para enviar faturas por e-mail

Endereço de e-mail de cobrança do departamento de contas do laboratório

O rodapé da Fatura pode ser editado na página Contas na Configuração

Os IDs de fatura em lote permanecem configuráveis no servidor de ID na configuração do LIMS. Por padrão, eles são compostos por 'Inv', o ano e um número de sequência, por exemplo, Inv23-0001

Autorizações

Somente os gerentes de laboratório veem as guias Lote e Fatura do cliente e isso é exibido apenas para eles, não para analistas ou amostradores

Apenas os gerentes de laboratório podem usar o botão de ação Fatura e ele não é exibido para mais ninguém

Os clientes podem visualizar essas guias em seus próprios lotes, mas não têm outras autorizações lá

Estados de Faturamento em Lote

Além de seus estados de fluxo de trabalho padrão Aberto e Fechado, os Lotes também podem ter estados A  ser faturado  ou  Faturado

E as listas de lotes podem ser filtradas nesses estados a partir dos botões correspondentes

Amostras de Faturamento

As amostras também obtêm estados de Faturamento complementares aos seus estados de fluxo de trabalho padrão de  Vencido, Recebido, Verificado  etc.

As Amostras herdam as alterações de estado de Faturamento dos Lotes em que residem e atualmente não há faturamento manual de Amostras

 

Fluxo de trabalho da fatura. Caso de Uso

Este caso descreve o cenário Faturar e pagar antes de qualquer trabalho ser feito:

• As amostras chegam de um cliente com documentação de suporte detalhando as análises necessárias
• Os funcionários do laboratório na recepção capturam as informações em um LIMS Batch, sem alterar seus estados para Recebido
• E armazenar as amostras
• O Cliente também pode fazer isso online antes de enviar suas Amostras e os preços totalizados são exibidos a eles no formulário de registro de Amostra com o qual 'concorda' ao pressionar o botão [Enviar]
• O Lab Manager seleciona quais Lotes colocar na nova fatura e clica no botão [Fatura]
• NB  porque as faturas são emitidas por Cliente, esta função só está disponível nas Listas de Lotes de Clientes

• Revise a Fatura do Lote em uma prévia
• Se forem detectados erros, ele é modificado nas Amostras e a Fatura é visualizada novamente
• Quando solicitado, o usuário envia um e-mail ou salva a Fatura, clicando no botão correspondente na visualização da Fatura

• O modelo de e-mail de fatura é exibido para os usuários onde ainda pode ser editado
• Quando estiver pronto, o usuário pressiona enviar
• A fatura é enviada por e-mail como anexo aos destinatários listados, ao departamento de contas do laboratório e/ou ao cliente em seu endereço de cobrança
• O usuário chega à lista de faturas. As faturas também podem ser listadas por cliente ou lote
• O Cliente paga  a fatura
• O departamento de Contas do laboratório informa ao laboratório que o trabalho nos Lotes pagos pode começar
• O laboratório recupera as amostras do armazenamento
• Seus estados são alterados para Recebido  e ficam disponíveis para inclusão em Planilhas
• As Amostras são analisadas, seus resultados capturados, verificados e publicados
• NB  somente quando as faturas forem enviadas por e-mail com sucesso, seus estados serão alterados para  Faturado
• Caso alguma Análise tenha sido retirada ou adicionada durante o procedimento, uma nova Nota Fiscal pode ser criada, com número sequencial da nota fiscal

 

Conteúdo da fatura

O cabeçalho da fatura inclui o endereço do laboratório e informações de contato, logotipo do laboratório. Seguido das informações de contato do cliente

O número da fatura é exibido com destaque e a data da fatura

Os Lotes aos quais ele se refere são indicados com o Client Batch ID, o LIMS Batch ID e a Descrição.

Os IDs de lote são vinculados a suas páginas padrão

As linhas da Fatura consistem em totais para o

Perfis aplicados nas Amostras

Etapas de preparação (em ordem de classificação) se não tiverem sido incluídas em nenhum dos Perfis anteriormente

Análises adicionais aos perfis (se houver)

O valor da fatura é totalizado na parte inferior da tabela, o IVA calculado e o saldo indicado como valor a pagar

Faturas publicadas

As faturas publicadas podem ser visualizadas no item Faturas em lote no menu de navegação à esquerda

Eles também podem ser listados por Cliente em sua guia Faturas Emitidas, o mesmo para Lotes individuais